중소기업에게 유피스가 중요한 이유
작성 유피스
대기업은 부서가 나뉘어 있고 각 부서마다 담당자가 있습니다. 하지만 중소기업은 다릅니다.
대표가 영업을 하면서 계약을 관리하기도 하고, 직원이 고객 응대와 현장관리를 동시에 하기도 합니다.
즉, 사람이 부족하기 때문에 한 사람이 더 많은 일을 처리해야 합니다.
이럴수록 중요한 것이 바로 업무를 시스템으로 정리하는 것입니다.
유피스를 사용하면 직원 한 명 한 명의 기억이나 개인적인 관리 방식에 의존하는 업무를 줄이고, 회사의 업무를 일정한 흐름으로 관리할 수 있습니다.
1. 여러 프로그램을 오가며 관리하는 시간을 줄일 수 있습니다
업무를 하면서 프로그램을 여러 개 사용하는 것은 생각보다 많은 시간을 필요로 합니다.
계약 내용을 확인하기 위해 계약관리 프로그램을 열고,
일정을 확인하기 위해 캘린더를 열고,
고객과 나눈 내용을 찾기 위해 카카오톡을 확인하고,
작업 결과를 확인하기 위해 사진이나 엑셀 파일을 다시 찾아야 합니다.
하루에는 몇 분밖에 걸리지 않는 것처럼 보여도 이것이 매일 반복되면 상당한 시간이 됩니다.
유피스는 업무에 필요한 정보를 하나의 업무 흐름 안에서 확인할 수 있도록 하는 것을 목표로 합니다.
결국 중요한 것은 프로그램의 숫자가 아니라,
"내가 필요한 정보를 얼마나 빨리 찾을 수 있는가?" 입니다.
2. 대표가 회사의 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다
중소기업 대표에게 가장 답답한 상황 중 하나는 "지금 회사에서 무슨 일이 진행되고 있는지 정확하게 알 수 없는 것"입니다.
직원에게 하나씩 물어봐야 하고,
계약서를 찾아봐야 하고,
카카오톡 대화를 검색해야 하고,
현장 사진을 다시 받아봐야 한다면 대표의 관리 부담은 커질 수밖에 없습니다.
유피스는 계약과 업무 진행 상황을 체계적으로 관리할 수 있도록 하여 대표가 회사의 업무 흐름을 파악하는 데 도움을 줍니다.
사람에게 물어봐야 알 수 있는 회사에서 시스템을 보면 알 수 있는 회사로 바꾸는 것.
이것이 업무관리 시스템을 사용하는 중요한 이유입니다.
3. 업무 누락과 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다
중소기업에서 발생하는 문제는 대부분 큰 실수에서 시작되지 않습니다.
"일정 등록을 깜빡했다."
"고객에게 연락하는 것을 잊었다."
"현장 사진을 받지 못했다."
"결과보고가 누락됐다."
"계약 내용을 다시 확인하지 못했다."
이런 작은 누락들이 반복되면서 결국 고객 불만이나 업무 지연으로 이어집니다.
업무를 시스템으로 관리하면 사람이 기억해야 하는 부분을 줄일 수 있습니다.
물론 시스템이 모든 실수를 자동으로 없애주는 것은 아닙니다.
하지만 업무의 기준과 흐름을 만들어 놓는 것만으로도 누락 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.
4. 직원이 바뀌어도 업무가 이어질 수 있습니다
중소기업에서 또 하나 중요한 문제가 있습니다.
바로 특정 직원에게 업무가 집중되는 것입니다.
"그 업무는 ○○씨가 알고 있어요."
"그 계약 내용은 담당자에게 물어봐야 해요."
"사진은 담당자 휴대폰에 있을 거예요."
이런 상황이 반복되면 담당자가 자리를 비웠을 때 업무가 멈추게 됩니다.
회사의 업무가 직원 개인의 기억이나 개인 파일에 저장되어 있기 때문입니다.
유피스를 활용하면 계약과 업무 진행 과정에 필요한 정보를 회사의 시스템에서 관리할 수 있기 때문에 개인 중심의 업무관리에서 회사 중심의 업무관리로 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다.
5. 모바일을 통해 현장에서도 업무를 관리할 수 있습니다
현장 업무가 많은 기업이라면 PC 앞에서만 사용할 수 있는 시스템은 한계가 있습니다.
작업자는 사무실보다 현장에 있는 시간이 많기 때문입니다.
유피스는 이러한 현장 업무를 고려하여 모바일 환경에서도 업무를 확인하고 사진을 활용한 현장 업무 및 결과보고 등을 진행할 수 있도록 구성되어 있습니다.
즉,
사무실에서는 관리자가 관리하고
현장에서는 작업자가 업무를 진행하고
다시 회사에서는 그 결과를 확인하는
업무 흐름을 하나의 시스템으로 연결할 수 있습니다.
6. 회사의 업무 데이터가 쌓입니다
업무를 시스템으로 관리하면 또 하나의 장점이 있습니다.
바로 회사의 업무 기록이 데이터로 남는다는 것입니다.
계약은 얼마나 발생했는지,
어떤 업무가 많이 발생하는지,
어떤 고객과 거래했는지,
업무가 어떻게 진행됐는지,
매출과 계약 현황은 어떠한지 등을 지속적으로 관리할 수 있습니다.
처음에는 단순히 "업무를 편하게 관리하기 위해" 시스템을 사용했지만,
시간이 지나면 그 기록 자체가 회사의 중요한 자산이 될 수 있습니다.
중소기업에 필요한 것은 복잡한 ERP가 아닐 수도 있습니다
많은 중소기업이 업무관리 시스템을 생각하면 먼저 ERP를 떠올립니다.
하지만 모든 기업이 대기업처럼 복잡한 ERP 시스템을 필요로 하는 것은 아닙니다.
오히려 직원 수가 적고 현장 업무가 많은 기업이라면
내 회사에서 실제로 사용하는 업무를 쉽고 빠르게 관리할 수 있는 시스템이 더 중요할 수 있습니다.
유피스가 추구하는 방향도 여기에 있습니다.
복잡한 기능을 많이 넣는 것보다,
중소기업이 실제 업무에서 반복적으로 사용하는 계약, 일정, 업무, 현장, 고객관리 등의 흐름을 연결하는 것.
그것이 유피스가 지향하는 업무관리 방식입니다.
결국 중요한 것은 "프로그램 하나를 더 사용하는 것"이 아닙니다
유피스를 도입하는 목적을 단순히
"전자계약을 사용하기 위해서" 라고 생각할 수도 있습니다.
하지만 유피스의 장점은 계약 하나에만 있지 않습니다.
계약을 시작으로 업무가 발생하고,
업무가 현장으로 전달되고,
현장에서 작업이 진행되고,
사진과 결과가 기록되고,
그 정보가 다시 회사의 관리 데이터로 쌓이는 것.
이처럼 회사에서 발생하는 업무를 하나의 흐름으로 연결하는 것이 핵심입니다.
여러 개의 도구를 사용하는 회사에서 하나의 업무 흐름으로 관리하는 회사로
중소기업은 사람과 시간이 부족합니다.
그렇기 때문에 더더욱 직원들이 여러 프로그램을 오가며 정보를 찾고,
서로에게 다시 확인하는 시간을 줄여야 합니다.
계약은 계약대로,
일정은 일정대로,
현장은 현장대로,
고객관리는 고객관리대로 따로 관리하는 것이 아니라
회사의 업무 전체를 하나의 흐름으로 연결해 관리할 수 있다면 업무 방식도 달라질 수 있습니다.
유피스는 바로 그 변화를 위한 중소기업 업무관리 시스템을 지향합니다.
지금 회사에서
"계약은 여기, 일정은 저기, 현장사진은 카카오톡, 결과보고는 엑셀..."
처럼 업무가 여러 곳으로 흩어져 있다면,
이제는 각각의 업무를 따로 관리하는 것이 아니라 하나의 업무 흐름으로 연결해 관리하는 방법을 고민해 볼 때입니다. 유피스와 함께 회사의 업무를 한곳에서 연결해 보세요.
대표가 영업을 하면서 계약을 관리하기도 하고, 직원이 고객 응대와 현장관리를 동시에 하기도 합니다.
즉, 사람이 부족하기 때문에 한 사람이 더 많은 일을 처리해야 합니다.
이럴수록 중요한 것이 바로 업무를 시스템으로 정리하는 것입니다.
유피스를 사용하면 직원 한 명 한 명의 기억이나 개인적인 관리 방식에 의존하는 업무를 줄이고, 회사의 업무를 일정한 흐름으로 관리할 수 있습니다.
1. 여러 프로그램을 오가며 관리하는 시간을 줄일 수 있습니다
업무를 하면서 프로그램을 여러 개 사용하는 것은 생각보다 많은 시간을 필요로 합니다.
계약 내용을 확인하기 위해 계약관리 프로그램을 열고,
일정을 확인하기 위해 캘린더를 열고,
고객과 나눈 내용을 찾기 위해 카카오톡을 확인하고,
작업 결과를 확인하기 위해 사진이나 엑셀 파일을 다시 찾아야 합니다.
하루에는 몇 분밖에 걸리지 않는 것처럼 보여도 이것이 매일 반복되면 상당한 시간이 됩니다.
유피스는 업무에 필요한 정보를 하나의 업무 흐름 안에서 확인할 수 있도록 하는 것을 목표로 합니다.
결국 중요한 것은 프로그램의 숫자가 아니라,
"내가 필요한 정보를 얼마나 빨리 찾을 수 있는가?" 입니다.
2. 대표가 회사의 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다
중소기업 대표에게 가장 답답한 상황 중 하나는 "지금 회사에서 무슨 일이 진행되고 있는지 정확하게 알 수 없는 것"입니다.
직원에게 하나씩 물어봐야 하고,
계약서를 찾아봐야 하고,
카카오톡 대화를 검색해야 하고,
현장 사진을 다시 받아봐야 한다면 대표의 관리 부담은 커질 수밖에 없습니다.
유피스는 계약과 업무 진행 상황을 체계적으로 관리할 수 있도록 하여 대표가 회사의 업무 흐름을 파악하는 데 도움을 줍니다.
사람에게 물어봐야 알 수 있는 회사에서 시스템을 보면 알 수 있는 회사로 바꾸는 것.
이것이 업무관리 시스템을 사용하는 중요한 이유입니다.
3. 업무 누락과 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다
중소기업에서 발생하는 문제는 대부분 큰 실수에서 시작되지 않습니다.
"일정 등록을 깜빡했다."
"고객에게 연락하는 것을 잊었다."
"현장 사진을 받지 못했다."
"결과보고가 누락됐다."
"계약 내용을 다시 확인하지 못했다."
이런 작은 누락들이 반복되면서 결국 고객 불만이나 업무 지연으로 이어집니다.
업무를 시스템으로 관리하면 사람이 기억해야 하는 부분을 줄일 수 있습니다.
물론 시스템이 모든 실수를 자동으로 없애주는 것은 아닙니다.
하지만 업무의 기준과 흐름을 만들어 놓는 것만으로도 누락 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.
4. 직원이 바뀌어도 업무가 이어질 수 있습니다
중소기업에서 또 하나 중요한 문제가 있습니다.
바로 특정 직원에게 업무가 집중되는 것입니다.
"그 업무는 ○○씨가 알고 있어요."
"그 계약 내용은 담당자에게 물어봐야 해요."
"사진은 담당자 휴대폰에 있을 거예요."
이런 상황이 반복되면 담당자가 자리를 비웠을 때 업무가 멈추게 됩니다.
회사의 업무가 직원 개인의 기억이나 개인 파일에 저장되어 있기 때문입니다.
유피스를 활용하면 계약과 업무 진행 과정에 필요한 정보를 회사의 시스템에서 관리할 수 있기 때문에 개인 중심의 업무관리에서 회사 중심의 업무관리로 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다.
5. 모바일을 통해 현장에서도 업무를 관리할 수 있습니다
현장 업무가 많은 기업이라면 PC 앞에서만 사용할 수 있는 시스템은 한계가 있습니다.
작업자는 사무실보다 현장에 있는 시간이 많기 때문입니다.
유피스는 이러한 현장 업무를 고려하여 모바일 환경에서도 업무를 확인하고 사진을 활용한 현장 업무 및 결과보고 등을 진행할 수 있도록 구성되어 있습니다.
즉,
사무실에서는 관리자가 관리하고
현장에서는 작업자가 업무를 진행하고
다시 회사에서는 그 결과를 확인하는
업무 흐름을 하나의 시스템으로 연결할 수 있습니다.
6. 회사의 업무 데이터가 쌓입니다
업무를 시스템으로 관리하면 또 하나의 장점이 있습니다.
바로 회사의 업무 기록이 데이터로 남는다는 것입니다.
계약은 얼마나 발생했는지,
어떤 업무가 많이 발생하는지,
어떤 고객과 거래했는지,
업무가 어떻게 진행됐는지,
매출과 계약 현황은 어떠한지 등을 지속적으로 관리할 수 있습니다.
처음에는 단순히 "업무를 편하게 관리하기 위해" 시스템을 사용했지만,
시간이 지나면 그 기록 자체가 회사의 중요한 자산이 될 수 있습니다.
중소기업에 필요한 것은 복잡한 ERP가 아닐 수도 있습니다
많은 중소기업이 업무관리 시스템을 생각하면 먼저 ERP를 떠올립니다.
하지만 모든 기업이 대기업처럼 복잡한 ERP 시스템을 필요로 하는 것은 아닙니다.
오히려 직원 수가 적고 현장 업무가 많은 기업이라면
내 회사에서 실제로 사용하는 업무를 쉽고 빠르게 관리할 수 있는 시스템이 더 중요할 수 있습니다.
유피스가 추구하는 방향도 여기에 있습니다.
복잡한 기능을 많이 넣는 것보다,
중소기업이 실제 업무에서 반복적으로 사용하는 계약, 일정, 업무, 현장, 고객관리 등의 흐름을 연결하는 것.
그것이 유피스가 지향하는 업무관리 방식입니다.
결국 중요한 것은 "프로그램 하나를 더 사용하는 것"이 아닙니다
유피스를 도입하는 목적을 단순히
"전자계약을 사용하기 위해서" 라고 생각할 수도 있습니다.
하지만 유피스의 장점은 계약 하나에만 있지 않습니다.
계약을 시작으로 업무가 발생하고,
업무가 현장으로 전달되고,
현장에서 작업이 진행되고,
사진과 결과가 기록되고,
그 정보가 다시 회사의 관리 데이터로 쌓이는 것.
이처럼 회사에서 발생하는 업무를 하나의 흐름으로 연결하는 것이 핵심입니다.
여러 개의 도구를 사용하는 회사에서 하나의 업무 흐름으로 관리하는 회사로
중소기업은 사람과 시간이 부족합니다.
그렇기 때문에 더더욱 직원들이 여러 프로그램을 오가며 정보를 찾고,
서로에게 다시 확인하는 시간을 줄여야 합니다.
계약은 계약대로,
일정은 일정대로,
현장은 현장대로,
고객관리는 고객관리대로 따로 관리하는 것이 아니라
회사의 업무 전체를 하나의 흐름으로 연결해 관리할 수 있다면 업무 방식도 달라질 수 있습니다.
유피스는 바로 그 변화를 위한 중소기업 업무관리 시스템을 지향합니다.
지금 회사에서
"계약은 여기, 일정은 저기, 현장사진은 카카오톡, 결과보고는 엑셀..."
처럼 업무가 여러 곳으로 흩어져 있다면,
이제는 각각의 업무를 따로 관리하는 것이 아니라 하나의 업무 흐름으로 연결해 관리하는 방법을 고민해 볼 때입니다. 유피스와 함께 회사의 업무를 한곳에서 연결해 보세요.
